Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

Search more info here

Custom Search

Pengurusan Sumber Manusia (PSM)


Dalam sistem pengurusan, PSM juga lebih dikenali sebagai Human Resorce Management yang mana di bawah PSM ini terbahagi kepada beberapa bahagian lain yang terdiri diantaranya :
1. Penjawatan dan tanggung jawab.
2. Pengajian
3. Komunikasi
4. Keselamatan dan kesihatan
5. Latihan
6. Pengurusan kerjaya

Itu adalah element asas dalam pengurusan sumber manusia yang terdapat d dalam sistem pengurusan syarikat atau organisasi yang berjaya. Kekurangan element dalam pengurursan boleh menyebabkan sistem tidak berfungsi dengan sempurna dan boleh menyebabkan kerugian kepada organisasi itu sendiri. Apa bila terdapat elemen yang pelbagai ini, maka ianya perlu disusun dan diselenggara dengan rapi bagi mencapai objektif oraganisasi tersebut. PSM juga perlu kuat sejak awal penubuhan sesuatu organisasi atau syarikat serta akan berubah mengikut perubahan objektif organisasi tersebut.

Di dalam konsep pengurursan juga akan meletakan satu cabang pengurusan yang agak penting di bawah PSM iatu Pengurusan Personel. Walaupun ianya nampak seakan menjalankan tugasan yang sama tetapi penekanannya lebih kepada pengurusan kakitangan berkaitan tugasjawatan. Pengurusan personel ini telah digunakan sekian lama dalam sistem pengurusan lama. Konsep pengurusan personel biasanya ringkas berbanding PSM iaitu “ADA KERJA ADA GAJI”. Di peringkat ini, kebiasaanya diketuai oleh pegawai yang boleh di kenali sebagai Mandur atau supervisor.

Dalam Sistem Pengurusan Sumber Manusia dalam organisasi yang besar ianya sangat-sangatlah kompleks sebagai contohnya di Jabatan Kerajaan. Dari kepada kementerian kepada Jabatan dan seterusnya ke peringkat bahagian serta cawangan. Walaubagaimanapun sekiranya semua ini tersusun dengan baik pasti ianya menjadi sesuatu yang unik dan baik. Tetapi dalam kebanyakan pengurusan di Jabatan Kerajaan lebih menumpukan kepada sistem Pengurusan Personel dan tersalah tafsir kepada PSM.

Aku yakin sekiranya pihak pengurusan tertinggi di Jabatan Kerajaan membaca hasil tulisan aku ini tidak bersetuju, tapi itulah sebenarnya berlaku. Tetapi yang pasti ianya belaku bukan pada semua tetapi sebahagian dari Jabatan sahaja. Cuba kita kaji sama ada organisasi kita memenuhi syarat PSM yang baik dengan menggunakan kaedah yang di cadangkan oleh MAMPU melalui PKPA atau lebih ringkas kalau kita kaji menggunakan perinsip berikut:

Organisasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai matlamat syarikat atau organisasi. ini juga menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi iaitu satu unit sosial, penyatuan usaha, dan hubungan individu dengan individu yang lain.

1. Sesebuah organisasi dibentuk seharusnya melambangkan identitinya tersendiri dengan itu ianya perlu mempunyai individu yang berkelayakan serta berkemampuan untuk menjalankan fungsi serta objektif organisasi itu sendiri
2. Organisasi juga perlu menunjukan perbezaani hierarki atau tingkat autoriti. Ini penting bagi membezakan bertanggung-jawab dan memudahkan individu berkomunikasi dengan ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.
3. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan atau juga dikenali sebagai ‘Job Spesifikasi’.
4. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

PROSES PENGURUSAN
Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung kepada cara kita mengelaskan fungsi-fungsi :

Perancangan
Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:

Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan dan lain-lain.

Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu mencari jalan (strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga, perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing dengan pihak luar.

Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

Penyusunan
Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan (proses pengambilan kakitangan). Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti, tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan (gaji, upah, dan faedah), program peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan, dan program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.

Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan. Pengarahan sebenaranya perlulah dibuat dengan jelas, terang dan mudah difahami.

Pengawalan
Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi perhatian dan diawasi.

Siapa itu Ketua?
Kita pernah mendengar kata-kata seperti: "Masalah yang timbul itu adalah dari pihak pengurusan... ". Dalam konteks pengurusan, ketua adalah mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerja atau individu lain pada semua peringkat dibawahnya. Ketua lebih dikenali dengan panggilan Pengurus atau Penyelia dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya:

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.

2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.

4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang penting dahulu atau dengan serta-merta.

5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimple-mentasikan strategi.

Pengurusan juga boleh dibahagi kepada beberapa peringkat

Pengurusan tertinggi  --Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua Eksekutif, Presiden atau Pengurus Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi. Pengurus atasan ini juga meneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.

Pengurus Pertengahan--Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Mereka pada peringkat ini terdiri daripada Pengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti, Pengurus Personel dan lain-lain.

Pengurus Bawahan - Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam kategori pengurus bawahan. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agar pengeluaran itu mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan dan bawahan.

Peranan Ketua
Apabila seseorang pengurus atau pengarah atau ketua di dalam samada organisasi swasta atau kerajaan, ia diberikan autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab. Apabila pengurus itu mempunyai autoriti dan pangkat di dalam organisasi, misalnya sebagai seorang ketua jabatan atau ketua bagi keseluruhan organisasi, maka peranannya selain tugas rasmi, menjadi lebih kompleks lagi.

Henry Mintzberg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian:
1. Sebagai orang perantaraan.
2. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.
3. Peranan sebagai pemimpin
4. Peranan sebagai pembuat keputusan.

KEMAHIRAN MENGURUS SEORANG KETUA
Sebahagian besar masa seseorang pengurus itu digunakan untuk berkomunikasi, membuat keputusan, dan berinteraksi dengan orang lain. Sekiranya pengurus itu mencapai prestasi yang tinggi, ini bererti beliau telah berkesan melalui proses yang tersebut di atas. Dalam hal kebolehan seseorang pengurus itu, mereka yang tidak faham dengan pengertian kemahiran atau kebolehan menganggap bahawa kemahiran teknik dan kemahiran pengurusan sama. Padahal kedua-dua kemahiran itu dapat kita definisikan secara berasingan dan berbeza.

Kemahiran Teknik Kemahiran teknik adalah kemahiran atau kebolehan yang khusus dalam sesuatu bidang. Contohnya, kemahiran dalam bidang kejuruteraan, pengeluaran, kewangan, dan pemasaran. Bidang-bidangnya memerlukan latihan sebelum dapat menjalankan pekerjaan.

Kemahiran Pengurusan Kemahiran pengurusan atau kebolehan mengurus adalah berhubung dengan proses pengarahan, penyelarasan, atau pengawasan pekerjaan orang lain. Kepentingan kemahiran teknik atau kemahiran pengurusan bergantung kepada tingkat pengurus itu berada dalam organisasi dan keadaan operasi yang dijalankan. Semakin rendah pangkat seseorang pengurus itu, semakin tinggi ia memerlukan kemahiran teknik untuk menjalankan tugas pada peringkat operasi.

PENGURUSAN SEBAGAI BIDANG SAINS ATAU SENI
Persoalan sama ada pengurusan itu dianggap sebagai satu bidang sains atau seni masih lagi pada peringkat perbincangan dan perdebatan. Gulick menyifatkan pengurusan itu hanya dapat diakui sebagai bidang sains apabila:
1. Teorinya berkeupayaan untuk memberi panduan dan memberitahu pengurus tentang sesuatu keputusan yang mesti diambil di dalam sesuatu keadaan.
2. Teorinya juga dapat menentukan akibat yang akan berlaku hasil tindakan pengurus.
Berdasarkan Gulick, kita boleh menyifatkan bahawa pengurusan itu satu seni kerana keputusan yang diambil oleh pengurus itu berdasarkan pandangan, pertimbangan, dan gerak hati pengurus itu sendiri dengan berpandukan maklumat yang terhad. Kita mengakui bahawa sebahagian aspek pengurusan ada mengandungi ciri-ciri saintifik tetapi pada keseluruhannya pengurusan kekal sebagai seni.

PENGURUS SEBAGAI PENGHUBUNG DI DALAM ORGANISASI
Pengurus yang berada di dalam tingkat pengurusan, sama ada pada peringkat penyeliaan atau sehingga ke peringkat atasan, memainkan peranan sebagai penghubung antara tingkat pengurusan (Rensis Likert, 1961). Menerusi pengurus bahagian (fungsi) yang mewakili bahagian masing-masing, perbincangan, perundingan, dan penyelarasan berhubung dengan tugas, dan tanggungjawab dapat diadakan. Sebarang maklumat dari peringkat bawahan dapat disalurkan ke peringkat atasan menerusi pengurus bahagian. Begitu juga perhubungan dan penyelarasan antara satu bahagian dengan bahagian yang lain tentang sesuatu perkara dapat dibuat dan diselaraskan pada peringkat pengurus bahagian.

KECEKPAN, KEBERKESANAN, PRODUKTIVITI, DAN KUALITI
Kejayaan mengurus sesebuah organisasi boleh diukur dari aspek kecekapan, keberkesanan, produktiviti dan kualiti produk, dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi.

Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan satu unit pengeluaran atau perkhidmatan. Contohnya, apabila organisasi berupaya menambahkan bilangan produk atau perkhidmatan dengan menggunakan kuantiti input yang sama atau kurang, organisasi tersebut dianggap telah meningkatkan kecekapannya. Kecekapan juga bermaksud apabila pengurus membuat tugasnya dengan betul.

Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat kerja yang betul dan matlamat organisasi berjaya dicapai. Contohnya, organisasi disifatkan tidak berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh pelaksanaan rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan meramal perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat.

Produktiviti disifatkan sebagia nisbah output yang dikeluarkan dibandingkan dengan input (sumber) yang digunakan dalam proses pengeluaran produk atau perkhidmatan. Input dalam sistem pengeluaran termasuk: tanah, bahan, mesin, wang, masa, dan tenaga pekerja. Produktiviti pekerja boleh diukur dari segi bilangan produk yang dikeluar atau bilangan pelanggan yang diberi perkhidmatan dalam jangka masa yang tertentu. Manakala produktiviti pengurus atau penyelia boleh diukur dari segi kecekapannya menggunakan tenaga pekerja ke tahap paling optimum. Sekiranya pekerja tidak dapat menjalankan kerja dengan lebih cekap atau pekerja terpaksa menunggu atau memperlahankan kerja kerana kelemahan sistem penyusunan dan penugasan, pengurus yang bertanggungjawab disifatkan tidak cekap dan tidak berkesan. Organisasi yang produktif berupaya bersaing pada peringkat nasional dan antarabangsa. Contohnya,
organisasi yang menggunakan teknologi moden dan terkini boleh memperbaiki produktiviti kerana ia mampu mengeluarkan produk dan perkhidmatan baru dengan harga yang lebih kompetitif. Persaingan sengit, perubahan cita rasa pengguna serta peningkatan tahap pendidikan masyarakat, kekurangan tenaga pekerja dan kekurangan bekalan sumber pengeluaran menyebabkan organisasi memberi penuh perhatian kepada program peningkatan produktiviti dan kualiti.
Kualiti produk atau perkhidmatan boleh diukur dari segi kepuasan pengguna atau pelanggan. Kualiti produk atau perkhidmatan merangkumi aspek daya tarikan produk, pembungkusan, kesenian, dan kehalusan kerja (pertukangan), layanan, hubungan inter-peribadi dan komunikasi, perkhidmatan sokongan, dan perkhidmatan lepas jualan.

Sama ada sesebuah organisasi ini organisasi sektor awam atau swasta, perkhidmatan atau keluaran industri, produktiviti dan kualiti adalah faktor penting yang boleh memimpin daya saing dan daya maju organisasi.